黑钢.384

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一出异常,采购就被“背锅”,如何避免?

2019-7-8 13:42:01 显示全部楼层
很多做采购的,每天接触最多的就是电脑、电话,不停地发询价需求、收报价单、整合订单、以及合同制作、付款整理。

每天在办公室里疲于应付各种单据,拿着电话不停的在供应商和现场之间做各种协调,看似享受着比较牛逼的地位,其实做的都是些苦逼的活。

一旦生产出现异常时,还经常被现场拿出来顶锅:

机台停机——采购的设备配件没到
生产断料——采购的弹簧检验不合格
交货延迟——采购维修的机台还没好

……

采购如何避免被“背锅”,如何最大化的把握一些事情的发展主动权?

1、什么是“三现”原则

这里给大家介绍一下“三现”原则一一现场、现物、现实(现时)

“三现”原则是生产管理中,现场基层主管常用到的一种管理工具。

生产状况出现异常时,首先,解决问题要到问题发生的场所一一此为现场;

第二,到达现场之后,要先看到发生问题的当事物,了解当事物的状态一一此为现物;

第三,根据现物所处的工艺环节、轻重缓急以及实际异常参数(数据)分布状况,科学有效制定处理异常的方法一一此为现实。

2、“三现”原则如何运用到管理中

“三现”原则如何具体运用到采购异常管理中?

讲理论有些人感觉到空旷,我拿工厂一个实例来落地:猪年某月,现场报修了一台重要设备的温度控制仪,采购接到维修需求后,电话了解到记录仪为日本产,将品牌、规格、型号确认后,经过多方打听、资料查找,终于找到了这款记录仪在国内的代理商。

但是很不巧,代理商在深圳,经过两天的沟通,深圳那边算是给出了一个回复,需要将记录仪从设备上拆下,快递到深圳做故障检测。

第四天,深圳那边收到了记录仪,到第六天,现场生产主管已经电话催促,并在生产会议上通报因为此机台故障,已经影响到正常的生产计划。

采购很被动,不停跟催深圳供应商,在第七天深圳那边回复:此记录仪在五年前日本已经停产,代理商这边暂时没有可供更换的配件,需要采购整台温控仪的升级款,价格约六万多一套,且交期至少一个月……

整个事情就被这台温控仪给绑架了,现场生产一旦有状况,七拐八拐的都会想着法子推到这台设备上来……

这个温控仪订货需要一个月,价格也比较贵,按照公司流程需要现场提审核书。

我通知采购员,让厂商今天用顺丰快递当日给我寄回,第二天拿到温控仪后我就带着采购员采用“三现”原则。

首先到现场当面与生产主管沟通。

将目前的厂商检测状况,还有温控仪停产的情况与他做解释,并且请他和上面报告温控仪新的价格六万多,如果必须采购,马上提审核书签核到采购部门!

第二,在现场沟通过程中,我了解到此温控仪主要负责这台设备的温度监控。

在设定的温差值范围内,设备正常运行低于或高于设定值,将调用其他程序或者报警。

经过现场实地查看,我们了解到同样类型的设备,还有两台在旁边,目前,因为温控仪导致的故障的确对生产造成了一定影响。

但是另外两台设备的稼动率仅达到60%~70%,现场通过合理的排单,是可以把影响降到最小的。

这道工序在制程上是属于离岛工序,并不是在线生产,紧急程度也并没有那么高。

当我了解到这些实际状况并和现场主管说明之后,现场主管没想到我把问题看的这么透彻,开始报以抱歉的微笑,

第三,我采取两手抓,两手都要快,新的温控仪只要审核收到,就安排紧急订购。

旧的这台温控仪,我安排采购员,拿着它去赛格电子市场做走访,给一些做电子维修的,当场查看确认,如有必要可以邀请厂商到现场来查看机台。

采购员和工程师带着温控仪在赛格市场搜寻了半天,很快就找到了一家可以尝试维修的厂商,并在第二天就维修送回,作试运行,现场请购新温控仪的审核书还没到,旧的这台已经通过机动、灵活的紧急采购处理渠道维修成功,危机化解!

3、“三现”原则的优点

通过这个案例,我们可以看到,合理有效运用“三现”原则,可以:

一,避免现场踢球,采购背锅

采购到达现场,我们讲见面三分情,再怎么急的事情,你到达现场了,现场主管至少不会乱讲话。

你亲自深入现场,也会让现场相关人员感觉到采购对这个事情的认真、负责、积极。

采购将从被动的应付转为主动的前来处理,第一时间堵住了对采购不利信息的扩散,避免了现场踢球,采购傻傻背锅!

二,精准解决问题

采购看到现物,才知道现物实际状况怎么样?在整个工序流程中,此物处于什么样的角色?工厂里是否有其他的替代物品?从而快速识别清楚这个事情的轻重缓急!有针对性的解决异常问题!

三、提高采购作业效率

采购现实处理,很多问题,如果我们不亲临现场,不调查事实和背景和原因,就不能正确的认识问题,多问几次,为什么可以对现物和现场进行确认,根据确认后的工况,才能准确判断出需要调动什么样的供应商资源及内部资源前来协助解决,直接提高了采购的作业效率!

我们采购人要了解生产状况,更要适当懂一些生产管理的方式和方法。特别是设备、庶务型采购。

当现场提出某个急单需求,或者某个设备因故停机时,采购更要灵活运用“三现”原则,快速匹配现场,解决生产问题,降低停线损失,通过快速响应、专业匹配,让采购价值显性化。

本文作者:Vince 宫迅伟采购频道

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realitysucks

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realitysucks 2019-7-9 13:59:22 显示全部楼层
雷声大雨点小,谁用的好谁不背锅。
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